Deprecated: mysql_escape_string(): This function is deprecated; use mysql_real_escape_string() instead. in /var/www/spbtei_new/data/www/spb-tei.ru/engine/classes/mysqli.class.php on line 150 Делопроизводство.


Поиск по сайту:

Делопроизводство.
Раздел: Рефераты | 18 апреля 2008 | Автор:быздря | просмотров: 7248 | печать
 (голосов: 0)

Содержание

Введение 3
1. Документооборот организации. Внутриорганизационная система информации 4
2. Средства регулирования документопотоков 4
3. Принципы автоматизации делопроизводства 6
4. Текстовые процессоры 8
5. Роль и функции электронной почты 13
6. Оформление документов 15
Заключение 18
Список литературы 19

Введение

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.
Значение делопроизводственного обслуживания как одной из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.
Цель данной работы – рассмотреть основные принципы автоматизации делопроизводства.

1. Документооборот организации. Внутриорганизационная система информации

Процесс управления включает следующие основные типовые документационные операции:
-- сбор и обработку документной информации;
-- подготовка решения;
-- принятие и документирование решения;
-- доведение решения до исполнителей;
-- исполнение решения;
-- контроль исполнения;
-- сбор информации об исполнении;
-- передача информации по вертикальным и горизонтальным связям;
-- хранение и поиск информации.
Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде электронных документов. Недокументируемые (бездокументные) управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют поэтому незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на компьютеризацию, больших интеллектуальных и трудовых затрат.
Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях экономики и государственного управления[1, с.251].

2. Средства регулирования документопотоков

В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общероссийские классификаторы и унифицированные системы документации. Эти и другие нормативы призваны стабилизировать документооборот в стране по всему технологическому циклу, создать оптимальную технологию ведения документного хозяйства каждой управленческой единицы.
Оформление документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ГОСТ Р 6.30-97 принят Госстандартом России в 1997 г. и введен в действие с 1 января 1999 г. Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартизации в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшим ГОСТ 6.38-90. При разработке стандарта были учтены изменения в законодательстве, опыт применения ранее действовавших стандартов на организационно-распорядительную документацию, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций по совершенствованию стандарта, зарубежная практика стандартизации в области документации.
В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации» (ст.7) требования, устанавливаемые государственными стандартами для обеспечения технической и информационной совместимости, являются обязательными для соблюдения государственными органами управления, субъектами хозяйственной деятельности.
Внедрение ГОСТ Р 6.30-97 в конкретной организации предполагает приведение форм документов в соответствие с требованиями стандарта. Эта работа требует внимательного изучения положений стандарта, подготовки методических материалов и проведение занятий с управленческими работниками, участвующими в создании документов.

3. Принципы автоматизации делопроизводства

С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа — файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроиз¬водства, и регистрационную карточку, содержащую все ре¬квизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставать¬ся в бумажной форме.
Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса[2, с.168].
В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.
Из важнейших характеристик СУЭД специалисты обычно выделяют следующие:
программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура “клиент /сервер”);
поддержка распределенной обработки информации;
возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);
открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;
типы документов, с которыми работает система ( форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);
коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;
возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);
средства для определения маршрутных схем прохождения документов;
возможности контроля за прохождением документов;
способ оповещения должностных лиц;
особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необ¬ходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;
средства регламентации доступа и криптозащиты;
средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;
ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.
Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями:
А) Ввод - система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров;
Б) Хранение - централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:
возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;
организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;
высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;
экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;
возможность централизованного развития вычислительных средств.
В) Атрибутивный и контекстный поиск.

4. Текстовые процессоры

Одной из наиболее распространенных задач, решаемых с использованием одного пакета, является подготовка текстовых документов – писем, статей, отчетов, прайс-листов, рекламных материалов и т.д.
Текстовыми редакторами называют программы для ввода, обработки, хранения и печатания текстовой информации в удобном для пользователя виде.
Текстовые процессоры отличаются от редакторов тем, что в них текст можно формировать, т.е. оформлять.
Текстовые процессоры позволяют:
– набирать новый текст, используя латинский и национальный алфавит, математические, химические и др. символы;
– просматривать и корректировать (редактировать) существующие документы;
– разделять имеющиеся документы на части и наоборот, объединять несколько документов в один;
– изменять масштаб изображения редактируемого документа;
– производить поиск и замену имеющихся цепочек символов;
– форматировать текст (т.е. устанавливать желаемые границы, центрировать заголовки, менять размер шрифта, устанавливать разряженный или уплотненный шрифт, менять межстрочный интервал и т.д.);
– выполнять несложные вычисления непосредственно в тексте;
– разбивать текст на страницы нужной длины и автоматически нумеровать их;
– быстро перемещаться по тексту с помощью бегунков, специальных клавиш и меток;
– работать сразу с несколькими документами (многооконный режим);
– вставлять текст рисунки, видеокамеры, звуковые файлы;
– использовать макропоследовательности (макросы), которые упрощают выполнение трудоемких операций, состоящих из нескольких команд;
– автоматически переносить слова на следующую строку и т.д..
Возможности текстовых процессоров столь велики, что даже одно их перечисление может занять большой объем времени.
Выделяют три группы программных продуктов, ориентированных на создание текстовых документов и работу с ними: редакторы текстов, редакторы документов и издательские системы.
1. Редакторы текстов ориентированы на обработку простых текстов.
Эти продукты, как правило, выполняют следующие функции:
– создание нового документа, открытие или закрытие существующего, сохранение документа на диске под старым или новым именем;
– перемещение и мультиплицирование фрагментов текста из одного места в другое (в ряде случаев – из одного файла в другой);
– добавление, удаление или модификацию текста в документе;
– контекстный поиск частей текста, а в ряде редакторов – и автоматическую замену;
– печать всего документа или его части.
Редакторы текстов программ позволяют осуществить автоматическую верификацию текстов программ и часто объединяются с отладчиками программ.
Данный класс программных продуктов ориентирован на создание и корректировку программ и простейших текстов. В случае если требуется подготовить документ с различными стилями оформления, используют редакторы документов.
2. Редакторы документов, помимо функций редакторов текстов, обеспечивают более сложную модификацию документа:
– возможность использования различных шрифтов (размеров и начертаний) символов и способов их выделения (цветом, утолщением курсивом, подчеркиванием и др.);
– задание произвольных межстрочных интервалов и выравнивание краев абзацев абзаца;
– просмотр документа в том виде, в котором он будет распечатан;
– установку при печати размеров бумажного носителя и отступов;
– отмену и повторение предыдущих действий пользователя;
– печать верхних и нижних заголовков страниц (колонтитулов) и автоматическую нумерацию страниц;
– обработку и нумерацию сносок;
– построение оглавлений, индексов и т.д.
– набор текста в несколько колонок;
– создание простейших таблиц;
– удобный интерфейс и средства импорта документов, созданных в иных редакторах;
– включение в документ различных объектов (графических файлов, рисунков, формул, диаграмм и др.);
– поддержку автоматического переноса слов на новую строку;
– проверку правописания и подбор синонимов;
– создание макрокоманд и модулей на встроенном языке программирования VBA;
– работу с документами формата HTML и установку гипертекстовых ссылок.
3. Издательские системы ориентированы на подготовку рекламных буклетов, оформление газет, журналов, книг. Эти системы позволяют готовить сложные документы высокого качества и выводить их на фотонаборные автоматы или на бумажные носители. Как правило, издательские системы обладают возможностями цветовыделения для подготовки высококачественных цветных изданий.
Основная операция, для которой используются издательские системы, – окончательная верстка документа (размещение текста на странице, вставка рисунков, использование разных шрифтов и пр.)[3, с.362].
Программные продукты
К программным продуктам редакторов текстов относят, во-первых, встроенные в систему программирования редакторы пиктограмм, например, редакторы систем программирования C++, Delphi и др.; во-вторых, включаемые в операционные оболочки редакторы, к примеру, NcEdid оболочки NortonCommander и NotePad оболочки Windows 9x/NT.
Существует большое разнообразие редакторов документов. Доминирующее положение в республике Беларусь и России занимает Microsoft Word. В США и Западной Европе распространены также редакторы Word Perfect и LATEX.
Текстовый редактор Microsoft Word обеспечивает редактирование текстов и приближается по предоставляемым возможностям к издательским системам. Несмотря на большой набор функциональных возможностей, редактор MS Word мало приспособлен для оформления газет и иных документов со сложным многоколонным набором, не позволяет набирать сложные формулы, разбивать документ на несколько полос (для печати полноформатных плакатов с последующей склейкой), автоматически выравнивать нижний край текста на странице по заданной границе и др.
Worf Perfect обладает приблизительно такими же возможностями, как и MS Word, однако его интерфейс более сложен, а русифицированные версии не обеспечивают корректную работу с рядом принтеров.
В LATEX документы создаются встроенными командами форматирования. Эти команды образуют специальный язык, с помощью которого описываются стили документа, виды форматирования, формулы и таблицы. Процесс подготовки документа менее нагляден, чем в редакторе Word, но время подготовки документов с большим количеством формул сокращено.
Редактор Chiwriter имеет широкий набор символов. Кроме русского и латинского алфавитов предусмотрены греческий алфавит, математические знаки и другие специальные символ. Данный редактор позволяет легко разрабатывать новые символы, удобен для работы с математическими и химическими формулами.
Для издательских систем используют такие программные продукты как, Ventura Publisher, Aldus PageMaker и Microsoft Publisher 2000. Использование этих продуктов для набора и редактирования исходного текста в ряде случаев не оправдано, т.к. для этих целей они менее удобны, работают медленнее и по функциональным возможностям редактирования текста значительно уступают редакторам документов. Поэтому целесообразно подготовить текст документа в редакторе MS Word, а затем для окончательной верстки поместить его в издательскую систему[4, с.263].


 Скачать полную версию - deloproizvodstvo.zip [22.98 Kb] (cкачиваний: 28) 



Информация
Посетители, находящиеся в группе Гости, не могут оставлять комментарии в данной новости.
 
.: Навигация СПбТЭИ

Рефераты
Статьи
Курсовые работы
Дипломные работы
Факультеты института
Студенческое научное общество
Основные контактные адреса и телефоны института
Каталог
История института
Фотографии из жизни института

.: Факультеты
  • Экономика товарного обращения
  • Основы товароведения и экспертизы товаров
  • Бухгалтерский учет в торговле
  • Торгово-технологические процессы на предприятиях торговли
  • Экономика, анализ и планирование деятельности предприятий торговли и общественного питания
  • Менеджмент
  • Ценообразование
  • Внешнеэкономическая деятельность предприятия торговли
  • Налоги и налоговое законодательство
  • Персональная информатика в маркетинге и менеджменте
  • Технология приготовления продуктов общественного питания
  • Деньги, кредит, банки
  • Стратегическое планирование
  • Финансы и кредит
  • Деловое общение
  • Мировая экономика
    .: Голосование

    Очень высокий
    Высокий
    Средний
    Ниже среднего
    Не могу оценить



    .: Самое популяное
    » Курсовая работа. Имидж Организации
    » Курсовая работа на тему "ЭФФЕКТИВНОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОБОРОТНЫХ СРЕДСТВ"
    » Курсовая работа "Финансовый леверидж и его роль в управлении предприятием"
    » Взаимосвязь бухгалтерского баланса с отчетом о прибылях и убытках
    » Денежно-кредитная политика государства
    » Возникновение и Развитие Прямых Налогов
    » Курсовик - Целевые бюджетные и внебюджетные фонды в системе государственных финансов.
    » Курсовая работа. Анализ Рисков Корпоративных Инвестиционных Проектов
    » Пути Снижения Затрат на Производство Продукции
    » Реферат на тему "Компьютерные вирусы"
    » Источники Финансирования Инвестиционной Деятельности
    » Учение В.И.Вернадского о биосфере
    » Реферат - Классификация компьютерных сетей
    » Инфляция- экономические и социальные последствия инфляции
    » Налоговое Планирование в Организации
    » Кадровые стратегии
    » Монетарная политика государства
    » Издержки Производства и Себестоимость Продукции
    » Макс Вебер вклад в современную науку
    » Курсовая работа на тему "АМОРТИЗАЦИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ ФИРМЫ"
    » Экологическая культура
    » Предмет и методы микроэкономики
    » ЭКОНОМИЧЕСКИЙ МЕХАНИЗМ ПРИРОДОПОЛЬЗОВАНИЯ
    » Затраты и результаты деятельности предприятия
    » Сущность Российского парламентаризма

    .: Реклама


    .: Архив
    Июль 2011 (1)
    Январь 2010 (1)
    Ноябрь 2009 (1)
    Август 2009 (28)
    Июль 2009 (38)
    Июнь 2009 (40)
    Май 2009 (47)
    Апрель 2009 (41)
    Март 2009 (41)
    Февраль 2009 (46)
    Январь 2009 (45)
    Декабрь 2008 (38)
    Ноябрь 2008 (39)
    Октябрь 2008 (38)
    Сентябрь 2008 (39)
    Август 2008 (40)
    Июль 2008 (37)
    Июнь 2008 (37)
    Май 2008 (41)
    Апрель 2008 (47)
    Март 2008 (42)
    Февраль 2008 (44)
    Январь 2008 (38)
    Декабрь 2007 (35)
    Ноябрь 2007 (35)
    Октябрь 2007 (39)
    Сентябрь 2007 (38)
    Август 2007 (37)
    Июль 2007 (33)
    Июнь 2007 (39)
    Май 2007 (54)
    Апрель 2007 (43)
    Март 2007 (40)
    Февраль 2007 (49)
    Январь 2007 (43)
    Декабрь 2006 (38)
    Ноябрь 2006 (37)
    Октябрь 2006 (42)
    Сентябрь 2006 (36)
    Август 2006 (40)
    Июль 2006 (38)
    Июнь 2006 (39)
    Май 2006 (30)
    Апрель 2006 (28)
    Март 2006 (30)
    Февраль 2006 (31)
    Январь 2006 (29)
    Декабрь 2005 (39)
    Ноябрь 2005 (30)
    Октябрь 2005 (37)
    Сентябрь 2005 (37)
    Август 2005 (39)
    Июль 2005 (31)
    Июнь 2005 (29)

    .: Авторизация
    Логин
    Пароль
     


  • Неофициальный сайт СПб ТЭИ - "Санкт-Петербургский торговоэкономический институт"
    Связь с администрацией | Статистика | Карта сайта
    Все права защищены 2007-2014 ©